Politique de protection des
renseignements personnels et de confidentialité

1 – Introduction, définition et champ d’application

2 – Situations dans lesquelles nous recueillons les renseignements personnels

3 – Conservation des renseignements

4 – Utilisation des renseignements personnels

5 – Communication des renseignements à des tierces parties

6 – Obtention du consentement

7 – Droit d’accès à ses renseignements personnels

8 – Droit à la correction des renseignements ou droit au retrait

9 – Protection des données

10 – Questions ou demandes en lien avec la confidentialité des renseignements personnels

1 – Introduction, définition et champ d’application

Dans la poursuite de sa mission, Mission inclusion (la « Fondation ») recueille, utilise, communique et conserve régulièrement des renseignements relatifs aux personnes physiques qui interagissent avec elle.

Un « renseignement personnel » est compris comme tout renseignement non public qui concerne une personne physique et permet directement ou indirectement de l’identifier.

La Politique contient également de l’information importante quant aux droits dont disposent les personnes concernées et la façon dont ils peuvent les exercer. Consciente de l’importance de la protection des renseignements personnels, la Fondation entend se conformer au cadre législatif applicable, notamment à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi ») et pour répondre à de hauts standards éthiques.

La politique de protection des renseignements personnels de Mission inclusion (« la Politique ») décrit comment nous traitons et protégeons les renseignements personnels que nous recueillons. Nous suivons ces règles pour protéger la vie privée et respecter nos obligations légales.

La Politique doit être lue conjointement avec la Politique d’utilisation de témoins de connexion.

En conformité avec la Loi, les renseignements personnels qui concernent l’exercice par une personne d’une fonction au sein d’une entreprise, tels que son nom, son titre et sa fonction, de même que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail ne sont pas visés par la Politique.

La Politique ne s’applique pas aux sites web de tierces parties, notamment des médias sociaux, même s’il est possible d’y accéder en cliquant sur des liens partagés par la Fondation. Dans ces cas, il est recommandé de se référer aux politiques de protection des renseignements personnels et de confidentialité de ces sites.

2 – Situations dans lesquelles nous recueillons les renseignements personnels

La Fondation ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour mener à bien sa mission et ses activités philanthropiques. Principalement, La Fondation recueille les renseignements directement auprès d’une personne
ayant 14 ans ou plus lorsqu’elle communique ou interagit avec elle ou lorsqu’elle met à jour ses préférences et paramètres de comptes. La cueillette peut s’effectuer par différentes manières, notamment par une communication
personnelle (téléphone, poste, courriel, SMS, en personne), par des formulaires ou par des sources publiquement accessibles (médias, registres publics). Nous faisons tout en notre pouvoir pour nous assurer que les renseignements
personnels sont exacts et complets, et utilisés aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, utilisés ou divulgués.

La Fondation peut également recueillir des renseignements de manière indirecte et à partir d’autres sources, en obtenant le consentement lorsque requis, notamment pour les fins suivantes :

► Traiter les dons et préparer des reçus officiels, en conformité avec les exigences de l’ARC applicables au traitement des dons;

► Reconnaître la contribution de certain.es allié.es dans nos publications ou sur des supports physiques de reconnaissance;

► Communiquer avec les allié.es périodiquement par écrit, de vive voix ou par voie électronique afin de les tenir informé.es des besoins de financement de la Fondation;

► Établir et entretenir notre relation avec nos alliés, comprendre leurs besoins et adapter notre approche pour mieux les servir;

► Nous conformer aux exigences réglementaires et légales;

3 – Conservation des renseignements

Nous conservons les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Nous devons détruire ces renseignements conformément à la loi et à notre politique de conservation des dossiers. Lorsque nous détruisons les renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour en assurer la confidentialité et pour veiller à ce qu’aucune personne non autorisée ne puisse y avoir accès pendant le processus de destruction.

Mission inclusion a des bureaux qui peuvent exercer des activités à l’extérieur du Québec et du Canada. Les renseignements peuvent donc être utilisés et conservés, en toute sécurité, dans d’autres provinces et pays. Dans certains cas, les renseignements peuvent être assujettis aux lois et aux droits d’accès des autorités de pays étrangers, y compris les États-Unis.

4 – Utilisation des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels pour:

Identifier, mettre à jour les renseignements et vérifier la véracité des renseignements fournis;

► Évaluer l’admissibilité à un service de mandat d’inaptitude;

► Établir le profil de philanthrope, les besoins, stratégies et objectifs philanthropiques;

► Établir et maintenir une relation;

► Mener des études, et des analyses de données en vue de générer des statistiques, d’améliorer nos produits et services;

► Personnaliser l’expérience donatrice, notamment au moyen d’analyses des profils, des transactions, des fréquences et des montants de dons;

► Promouvoir de nouvelles formules de dons;

► Permettre des vérifications diligentes de nos opérations en prévision de la
conclusion d’une transaction commerciale;

► Gérer les risques, notamment de crédit et d’affaires, et se conformer aux
lois et règlements;

► Communiquer en utilisant les coordonnées fournies (par la poste, courriel,
message texte, appels, médias sociaux).

Nous veillons à l’intégrité, la sécurité et la confidentialité des renseignements. En aucun cas, nous ne vendons ni ne fournissons de listes de clients à des tiers pour des fins de marketing.

5 – Communication des renseignements à des tierces parties

Des renseignements personnels peuvent être partagés avec une tierce partie à laquelle Mission inclusion aura imparti des tâches spécifiques. La tierce partie sera tenue aux mêmes normes que Mission inclusion et sera tenue de détruire les renseignements personnels qui lui auront été confiés dès l’accomplissement de la tâche requise.

6 – Obtention du consentement

Mission inclusion ne recueillera pas, n’utilisera pas et ne divulguera pas des renseignements personnels à votre sujet sans consentement. Le consentement quant à la collecte des renseignements personnels peut être explicite, présumé ou implicite.

Un consentement explicite est sans équivoque et peut être donné verbalement, par voie électronique ou par écrit.

On parle de consentement présumé lorsque le but de la collecte, de l’utilisation ou de la divulgation des renseignements personnels serait, du point de vue d’une personne raisonnable, jugé évident et qu’un renseignement soit fournis de façon
volontaire (par ex., vous fournissez votre adresse courriel afin de recevoir un reçu officiel par courriel).

Il y a consentement implicite lorsqu’il peut être raisonnablement conclu qu’une personne accorde son consentement en choisissant de prendre ou non des mesures spécifiques (par ex., une personne ne nous avise pas d’arrêter de lui faire parvenir des invitations à des événements par courriel).

Les renseignements personnels des donateurs et bénévoles ne seront pas utilisés ou communiqués à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si nos donateurs et bénévoles ont donné leur consentement à cet effet ou que la loi l’exige. La fondation partage les renseignements personnels seulement avec des tiers qui ont signé une entente comportant l’obligation de mettre en oeuvre la politique de confidentialité de Mission inclusion.

Le site Web de Mission inclusion comporte des formulaires en ligne permettant aux visiteurs de faire un don. Les renseignements relatifs aux cartes de crédit fournis en ligne servent uniquement au traitement de ces dons et ne sont pas conservés par La Fondation. Les dons en ligne à La Fondation sont traités par l’intermédiaire d’un tiers fournisseur.

Notre site Web comporte des liens hypertextes vers d’autres sites. Lorsqu’une personne quitte notre site Web en utilisant un de ces liens pour accéder à 8 d’autres sites, elle sera soumise aux politiques de sécurité et de confidentialité des renseignements personnels de ces sites.

Si une personne choisit de retirer son consentement, sa décision sera respectée et consignée dans nos dossiers.

7 – Droit d’accès à ses renseignements personnels

On peut en tout temps demander de consulter les renseignements que Mission inclusion détient, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande.

Toute demande de modification doit être faite par écrit en format lettre ou courriel auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels de Mission inclusion.

Nous traiterons la demande dans le plus bref délai possible.

8 – Droit à la correction des renseignements ou droit au retrait

Toute personne peut corriger les renseignements inexacts la concernant. Pour pouvoir offrir un service de qualité, il est essentiel que tous nos renseignements soient justes et complets. À cet effet, toute demande de modification doit être
faite par écrit en format lettre ou courriel auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels de Mission inclusion. Nous traiterons la demande dans les plus brefs délais possibles.

9 – Protection des données

Le personnel de Mission inclusion est autorisé à accéder à ces renseignements personnels uniquement lorsqu’il en a besoin et pour les fins auxquelles ils ont été recueillis. Tous les employé.es et bénévoles doivent signer une entente attestant que le maintien de la confidentialité est une condition préalable pour conserver leur statut d’emploi ou de bénévole au sein de la Fondation. Les employés et les bénévoles sont conscients de l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels, et un soin particulier est accordé à l’élimination et à 9 la destruction de ceux-ci afin d’empêcher toute partie non autorisée d’y avoir accès.

Plusieurs mesures de sécurité sont mises en place, y compris des mesures physiques, organisationnelles et technologiques.

Ainsi, les renseignements ayant des supports non électroniques sont protégés par les clés et par les procédures informant le personnel comment ils doivent être gérés. Des protocoles protégés par mot de passe, des accès restreints et des pare-feux sont utilisés dans le but de protéger les renseignements personnels fournis lorsqu’un don ou une autre transaction est effectuée en ligne ou par courriel.

Nous stockons toutes les données personnelles se rapportant à des personnes physiques identifiables au moyen du protocole de chiffrement SSL (Secure Socket Layer) pour assurer la protection des renseignements saisis sur notre
site. Le protocole SSL est la norme au sein de l’industrie pour protéger l’information transmise sur Internet. Tous les renseignements hors ligne sont conservés en toute sécurité et ne peuvent être consultés que par le personnel
autorisé de La Fondation.

Les mesures de sécurité mises en oeuvre par Mission inclusion protègent les renseignements personnels contre la perte, le vol ou la destruction ainsi que contre toutes les consultations, communications, copies, utilisations ou modifications non autorisées, quelle que soit la forme sous laquelle ils sont conservés.

Lorsqu’il y a impartition de service nécessitant l’accès d’un tiers aux renseignements personnels, le processus de sélection du fournisseur de service implique la capacité et l’engagement contractuel de respecter les conditions de la présente politique.

10 – Questions ou demandes en lien avec la confidentialité des renseignements personnels

Les questions, les commentaires ou les plaintes concernant la présente politique peuvent être envoyés à la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Si la plainte se rapporte à une question de nonrespect
de la confidentialité, des mesures appropriées seront prises pour remédier à la situation. Les réponses aux plaintes seront communiquées par écrit.

Richard Veenstra, protection@missioninclusion.ca
130, avenue de l’Épée, Outremont, QC H2V 3S3

MISE À JOUR DE LA POLITIQUE

La présente politique doit être revue tous les trois ans. Elle devra également être mise à jour lors de tout changement substantiel apporté à la législation ou aux exigences réglementaires.

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