Política de protección de datos personales y confidencialidad
1 – Introducción, definición y campo de aplicación
En el cumplimiento de su misión, Mission inclusion (la «Fundación») recopila, utiliza, comunica y conserva regularmente información relativa a las personas físicas que interactúan con ella.
Un « dato personal » se entiende como toda información no pública que concierne a una persona física y permite directa o indirectamente identificarla.
La Política contiene también información importante sobre los derechos de los que disponen las personas afectadas y la forma en que pueden ejercerlos. Consciente de la importancia de la protección de los datos personales, la Fundación pretende cumplir con el marco legislativo aplicable, especialmente con la Ley sobre la protección de datos personales en el sector privado de Quebec («la Ley») y responder a altos estándares éticos.
La política de protección de datos personales de Mission inclusion («la Política») describe cómo tratamos y protegemos los datos personales que recopilamos. Seguimos estas reglas para proteger la privacidad y respetar nuestras obligaciones legales.
La Política debe leerse conjuntamente con la Política de uso de cookies.
De conformidad con la Ley, los datos personales que conciernen al ejercicio por una persona de una función dentro de una empresa, tales como su nombre, su título y su función, así como la dirección, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono de su lugar de trabajo no están cubiertos por la Política.
La Política no se aplica a sitios web de terceras partes, especialmente redes sociales, aunque sea posible acceder a ellos haciendo clic en enlaces compartidos por la Fundación. En estos casos, se recomienda consultar las políticas de protección de datos personales y de confidencialidad de estos sitios.
2 – Situaciones en las que recopilamos datos personales
La Fundación sólo recopila los datos personales necesarios para llevar a cabo su misión y sus actividades filantrópicas. Principalmente, la Fundación recopila la información directamente de una persona de 14 años o más cuando se comunica o interactúa con ella o cuando actualiza sus preferencias y parámetros de cuentas. La recopilación puede efectuarse de diferentes maneras, especialmente mediante una comunicación personal (teléfono, correo postal, correo electrónico, SMS, en persona), mediante formularios o mediante fuentes públicamente accesibles (medios, registros públicos). Hacemos todo lo que está a nuestro alcance para asegurarnos de que los datos personales sean exactos y completos, y utilizados únicamente para los fines para los que fueron recopilados, utilizados o divulgados.
La Fundación también puede recopilar información de manera indirecta y a partir de otras fuentes, obteniendo el consentimiento cuando sea necesario, especialmente para los siguientes fines:
► Procesar donaciones y preparar recibos oficiales, de conformidad con los requisitos de la ARC (Agencia de Impuestos de Canadá) aplicables al procesamiento de donaciones;
► Reconocer la contribución de personas aliadas en nuestras publicaciones o en soportes físicos de reconocimiento;
► Comunicarse con las personas aliadas periódicamente por escrito, verbalmente o por vía electrónica con el fin de mantenerlas informadas sobre las necesidades de financiación de la Fundación;
► Establecer y mantener nuestra relación con nuestras personas aliadas, comprender sus necesidades y adaptar nuestro enfoque para atenderlas mejor;
► Cumplir con los requisitos reglamentarios y legales;
3 – Conservación de la información
Conservamos los datos personales el tiempo que sea necesario para los fines para los que fueron recopilados. Debemos destruir esta información de conformidad con la ley y nuestra política de conservación de documentos. Cuando destruimos los datos personales, tomamos las medidas necesarias para garantizar su confidencialidad y para asegurar que ninguna persona no autorizada pueda acceder a ellos durante el proceso de destrucción.
Mission inclusion tiene oficinas que pueden ejercer actividades fuera de Quebec y de Canadá. Por lo tanto, la información puede ser utilizada y conservada, con total seguridad, en otras provincias y países. En algunos casos, la información puede estar sujeta a las leyes y a los derechos de acceso de las autoridades de países extranjeros, incluidos los Estados Unidos.
4 – Uso de los datos personales
Utilizamos los datos personales para:
► Identificar, actualizar la información y verificar la veracidad de la información proporcionada;
► Evaluar la elegibilidad para un servicio de mandato de incapacidad;
► Establecer el perfil filantrópico, las necesidades, estrategias y objetivos filantrópicos;
► Establecer y mantener una relación;
► Realizar estudios y análisis de datos con el fin de generar estadísticas, mejorar nuestros productos y servicios;
► Personalizar la experiencia de la persona donante, especialmente mediante análisis de perfiles, transacciones, frecuencias y montos de donaciones;
► Promover nuevas fórmulas de donación;
► Permitir verificaciones rigurosas de nuestras operaciones en previsión de la conclusión de una transacción comercial;
► Gestionar los riesgos, especialmente de crédito y de negocios, y cumplir con las leyes y reglamentos;
► Comunicarse utilizando los datos de contacto proporcionados (por correo postal, correo electrónico, mensaje de texto, llamadas, redes sociales).
Velamos por la integridad, la seguridad y la confidencialidad de la información. En ningún caso vendemos ni proporcionamos listas de personas usuarias a terceras partes para fines de marketing.
5 – Comunicación de la información a terceras partes
Datos personales pueden ser compartidos con una tercera parte a la cual Mission inclusion haya subcontratado tareas específicas. La tercera parte estará sujeta a las mismas normas que Mission inclusion y estará obligada a destruir los datos personales que le hayan sido confiados una vez cumplida la tarea requerida.
6 – Obtención del consentimiento
Mission inclusion no recopilará, utilizará ni divulgará datos personales sobre usted sin consentimiento. El consentimiento en cuanto a la recopilación de datos personales puede ser explícito, presunto o implícito.
Un consentimiento explícito es inequívoco y puede darse verbalmente, por vía electrónica o por escrito.
Se habla de consentimiento presunto cuando el propósito de la recopilación, del uso o de la divulgación de los datos personales sería, desde el punto de vista de una persona razonable, considerado evidente y cuando se proporciona información de forma voluntaria (por ejemplo, usted proporciona su dirección de correo electrónico para recibir un recibo oficial por correo electrónico).
Hay consentimiento implícito cuando se puede razonablemente concluir que una persona otorga su consentimiento al elegir tomar o no medidas específicas (por ejemplo, una persona no nos avisa de dejar de enviarle invitaciones a eventos por correo electrónico).
Los datos personales de las personas donantes y voluntarias no serán utilizados o comunicados para fines distintos de aquellos para los que fueron recopilados, excepto si estas personas han dado su consentimiento a tal efecto o si la ley lo exige. La fundación comparte los datos personales sólo con terceras partes que han firmado un acuerdo que incluye la obligación de implementar la política de confidencialidad de Mission inclusion.
El sitio Web de Mission inclusion incluye formularios en línea que permiten a las personas visitantes hacer una donación. La información relativa a las tarjetas de crédito proporcionada en línea se utiliza únicamente para el procesamiento de estas donaciones y no es conservada por la Fundación. Las donaciones en línea a la Fundación son procesadas a través de un proveedor externo.
Nuestro sitio Web incluye enlaces de hipertexto hacia otros sitios. Cuando una persona deja nuestro sitio Web utilizando uno de estos enlaces para acceder a otros sitios, estará sujeta a las políticas de seguridad y de confidencialidad de los datos personales de estos sitios.
Si una persona elige retirar su consentimiento, su decisión será respetada y registrada en nuestros archivos.
7 – Derecho de acceso a sus datos personales
Se puede en todo momento solicitar consultar la información que Mission inclusion posee, excepto si la ley prevé límites a esta solicitud.
Toda solicitud de modificación debe hacerse por escrito en formato carta o correo electrónico dirigido a la persona responsable de la protección de datos personales de Mission inclusion.
Trataremos la solicitud en el plazo más breve posible.
8 – Derecho a la corrección de la información o derecho de retiro
Toda persona puede corregir la información inexacta que le concierne. Para poder ofrecer un servicio de calidad, es esencial que toda nuestra información sea correcta y completa. Para ello, toda solicitud de modificación debe hacerse por escrito en formato carta o correo electrónico dirigido a la persona responsable de la protección de datos personales de Mission inclusion. Trataremos la solicitud en el plazo más breve posible.
9 – Protección de datos
El personal de Mission inclusion está autorizado a acceder a estos datos personales únicamente cuando lo necesita y para los fines para los que fueron recopilados. Todas las personas empleadas y voluntarias deben firmar un acuerdo que certifica que el mantenimiento de la confidencialidad es una condición previa para conservar su estatus de empleo o de voluntariado en la Fundación. Las personas empleadas y voluntarias son conscientes de la importancia de preservar la confidencialidad de los datos personales, y se presta especial atención a la eliminación y a la destrucción de estos para impedir que cualquier parte no autorizada tenga acceso a ellos.
Se implementan varias medidas de seguridad, incluyendo medidas físicas, organizativas y tecnológicas.
Así, la información en soporte no electrónico está protegida por llaves y por procedimientos que informan al personal sobre cómo debe ser gestionada. Se utilizan protocolos protegidos por contraseña, accesos restringidos y cortafuegos con el fin de proteger los datos personales proporcionados cuando se efectúa una donación u otra transacción en línea o por correo electrónico.
Almacenamos todos los datos personales referentes a personas físicas identificables mediante el protocolo de cifrado SSL (Secure Socket Layer) para garantizar la protección de la información introducida en nuestro sitio. El protocolo SSL es el estándar en la industria para proteger la información transmitida por Internet. Toda la información fuera de línea se conserva con total seguridad y sólo puede ser consultada por el personal autorizado de la Fundación.
Las medidas de seguridad implementadas por Mission inclusion protegen los datos personales contra la pérdida, el robo o la destrucción, así como contra todas las consultas, comunicaciones, copias, usos o modificaciones no autorizados, cualquiera que sea la forma en que se conserven.
Cuando hay subcontratación de servicios que requieren el acceso de una tercera parte a los datos personales, el proceso de selección del proveedor de servicios implica la capacidad y el compromiso contractual de respetar las condiciones de la presente política.
10 – Preguntas o solicitudes relacionadas con la confidencialidad de los datos personales
Las preguntas, los comentarios o las quejas concernientes a la presente política pueden enviarse a la persona responsable de la protección de datos personales. Si la queja se refiere a una cuestión de incumplimiento de la confidencialidad, se tomarán medidas apropiadas para remediar la situación. Las respuestas a las quejas se comunicarán por escrito.
Richard Veenstra, protection@missioninclusion.ca
130, avenue de l’Épée, Outremont, QC H2V 3S3
130, avenue de l’Épée, Outremont, QC H2V 3S3
ACTUALIZACIÓN DE LA POLÍTICA
La presente política debe ser revisada cada tres años. También deberá ser actualizada en caso de cualquier cambio sustancial aportado a la legislación o a los requisitos reglamentarios.
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